Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. Introducción y Marco Legal

En SmartOffice Colombia, estamos comprometidos con la protección de la privacidad y los derechos de nuestros clientes, proveedores y colaboradores. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se ha elaborado en conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes y complementarias.

El objetivo de este documento es informar a los Titulares de la Información sobre los derechos que les asisten, los procedimientos para su ejercicio y las finalidades para las cuales SmartOffice recolecta, almacena y procesa sus datos personales.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento

• Razón Social: SmartOffice
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
• Dirección: Cra 15 #93-60, Chicó Norte
• Correo Electrónico: privacidad@smartoffice.com.co
• Teléfono: +57 (601) 321 4567

3. Definiciones Clave

Para la interpretación de esta política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Habeas Data: Derecho fundamental que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

4. Finalidad del Tratamiento de Datos

SmartOffice recolecta datos personales (tales como nombre, identificación, dirección, teléfono, correo electrónico, entre otros) con las siguientes finalidades:

• Gestionar el proceso de cotización, venta, facturación y entrega de mobiliario de oficina.
• Proveer los servicios de diseño de interiores, instalación y mantenimiento requeridos por el cliente.
• Enviar información promocional sobre nuevos productos, catálogos actualizados y ofertas especiales, siempre que exista autorización previa.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables y tributarias.
• Evaluar la calidad del servicio y realizar estudios de mercado internos.

5. Derechos de los Titulares

Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SmartOffice.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. Seguridad de la Información

SmartOffice implementa medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Utilizamos protocolos de seguridad estándar de la industria y restringimos el acceso a la información personal solo a aquellos empleados que necesiten conocerla para cumplir con sus funciones laborales. Ninguna transmisión de datos por Internet es 100% segura, pero nos esforzamos por proteger su información personal con los mejores medios a nuestro alcance.

7. Uso de Cookies y Tecnologías de Rastreo

Nuestro sitio web puede utilizar "cookies" para mejorar la experiencia del usuario. El usuario puede configurar su navegador para rechazar todas o algunas cookies, o para alertarle cuando los sitios web configuren o accedan a cookies. Si deshabilita o rechaza las cookies, tenga en cuenta que algunas partes de este sitio web pueden volverse inaccesibles o no funcionar correctamente. Los datos recopilados a través de cookies son anónimos y se utilizan principalmente para fines estadísticos de tráfico web.

8. Procedimiento para Consultas y Reclamos

Los titulares podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando una solicitud escrita al correo electrónico privacidad@smartoffice.com.co.

La solicitud deberá contener, como mínimo:

• Nombre completo y número de identificación del titular.
• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica).
• Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
• Documentos que se quiera hacer valer (si aplica).

SmartOffice dará respuesta a la solicitud en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.

9. Vigencia y Modificaciones

La presente Política de Privacidad rige a partir de su fecha de publicación. SmartOffice se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a través de nuestro sitio web o por correo electrónico a nuestros clientes registrados.